Datum laatste aanpassing: maart 2023
De bescherming van uw Persoonsgegevens is belangrijk voor de groep BNP Paribas, waaronder Arval Belgium NV, Ikaroslaan 99, 1930 Zaventem, RPR Brussel btw BE 0436.781.102 (hierna 'Arval'). De groep BNP Paribas heeft hiervoor sterke beginselen vastgesteld.
Deze specifieke Gegevensbeschermingsverklaring (de 'Verklaring') verstrekt u gedetailleerde informatie over de verwerking van uw Persoonsgegevens door Arval met betrekking tot de Arval Mobility-App. U kunt gebruik maken van deze App omdat uw werkgever zich op de diensten van de Arval Mobility-App heeft geabonneerd en u heeft geïdentificeerd als begunstigde van de Arval Mobility-App.
De Arval Mobility-App wil u een geïntegreerde mobiliteitsoplossing bieden, waarmee u:
- uw zakelijke, woon-werk- en privéreizen kunt plannen, boeken en betalen met de Mobiliteitspartners van wie de mobiliteitsdiensten via de Arval Mobility-App worden aangeboden;
- kunt inspelen op andere mobiliteitsbehoeften; en
- het budget dat uw werkgever toekent voor mobiliteit kunt beheren en de terugbetaling van uw kosten kunt vergemakkelijken in overeenstemming met het mobiliteitsbeleid van uw werkgever
(hierna gezamenlijk 'de Diensten' genoemd).
In het kader van deze Diensten verzamelt en verwerkt Arval, als 'Verwerkingsverantwoordelijke', een aantal van uw Persoonsgegevens via de Arval Mobility-App om de Diensten uit te voeren. Deze Verklaring biedt u gedetailleerde informatie over dergelijke verwerking, de doeleinden van dergelijke verzameling van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de Persoonsgegevens, en uw rechten en hoe u die kunt uitoefenen.
Uw werkgever kan ook persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerken; wend u tot uw werkgever om hiervan op de hoogte te worden gebracht.
- Verzameling van gegevens
In het kader van de toegang tot en het gebruik van de Arval Mobility-App kan Arval uw Persoonsgegevens verzamelen en/of verwerken. Voor de toepassing van deze Verklaring heeft de term 'Persoonsgegevens' de betekenis zoals gedefinieerd in Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
Arval verzamelt en verwerkt Persoonsgegevens die door u en/of uw werkgever worden verstrekt bij het aanmaken van een account en het gebruik van de Arval Mobility-App.
Arval verzamelt en verwerkt ook uw Persoonsgegevens die worden meegedeeld door de Mobiliteitspartners die u de Diensten hebben geleverd.
- Soorten Persoonsgegevens die worden verwerkt, doel, bewaring en rechtsgrond
Arval kan uw Persoonsgegevens verwerken zoals beschreven in onderstaande tabel:
(a) om u toegang te verlenen tot en gebruik te maken van de Arval Mobility-App en -Diensten zoals gevraagd door uw werkgever en om de relatie met u en de Mobiliteitspartners te beheren;
(b) om zijn eigen gerechtvaardigde belangen te dienen: Arval verwerkt uw Persoonsgegevens om
i. toegang tot de Arval Mobility-App te verlenen en te verifiëren;
ii. de functies, kwaliteit en prestaties van de Arval Mobility-App en -Diensten te ontwikkelen, te verbeteren en te optimaliseren, en het Dienstenaanbod uit te breiden en het gebruik van de Arval Mobility-App en/of -Diensten te analyseren;
iii. u op de hoogte te brengen in geval van onderhoud van de Arval Mobility-App en/of -Diensten;
iv. u op de hoogte te brengen van ontwikkelingen en verbeteringen in de functies van de App en/of Dienst.
De doeleinden van de verwerking en de bewaartermijn van de gegevens zullen de in de onderstaande tabel vermelde indicaties niet overschrijden.
De doeleinden van de verwerking en de bewaartermijn van de gegevens zullen de in de onderstaande tabel vermelde indicaties niet overschrijden.
| Doel van de verwerking | Verwerkte gegevens | Rechtsgrond voor de verwerking | Verwerkte bewaring |
|---|---|---|---|
|
Registratie van Klantgegevens om de regels voor de klant te kunnen implementeren |
- E-mailadres - Voornaam - Familienaam - Taal - Datum Einde arbeidsovereenkomst |
Uitvoering van het contract |
Duur van het gebruik van de app (en indien van toepassing het platform) door de betrokkene + 3 jaar na beëindiging van dergelijk gebruik, op voorwaarde dat de voormalige klant – mobiliteitsgebruiker geen uitstaande kredieten of schulden bij Optimile heeft. In dat geval worden de persoonsgegevens pas verwijderd nadat de nodige betalingen aan Optimile zijn gedaan. |
|
- Account aanmaken om toegang te krijgen tot de App - Identificatie van de Gebruiker om de mobiliteitsdiensten te kunnen gebruiken (communicatie, gebruik van de app vergemakkelijken ...) - Verwijzing van gebruikers naar mobiliteitsbeleid |
- Werknemers-ID, Afdeling, kostenplaats - Bedrijfsnaam - Functie, categorie, loonstatus - Contractnummer, type contract - Begin- & einddatum contract - Jobfunctie, voornaam, familienaam - Zakelijk e-mailadres, telefoonnummer - Taal - Gebruikersnaam, wachtwoord - Geboortedatum, adres - Bankrekeningnummer - Toegewezen rol in het Platform - Abonnementen - Type mobiel apparaat (Android of IOS) |
Uitvoering van het contract |
Duur van het gebruik van de app (en indien van toepassing het platform) door de betrokkene + 3 jaar na beëindiging van dergelijk gebruik, op voorwaarde dat de voormalige klant – mobiliteitsgebruiker geen uitstaande kredieten of schulden bij Optimile heeft. In dat geval worden de persoonsgegevens pas verwijderd nadat de nodige betalingen aan Optimile zijn gedaan. |
|
Routeplanner: biedt de gebruiker alternatieve mobiliteitsopties aan |
- Start- en stopadres en tijd voor elke rit - Datum - Afstand - Duur - Mobiliteitsmiddelen - Geolocatie (op voorwaarde dat de functie door de gebruiker is geactiveerd en de gebruiker zijn toestemming heeft gegeven) |
- Uitvoering van het contract - Toestemming voor geolokalisatie |
Duur van het gebruik van de app (en eventueel het platform) door de betrokkene |
|
Reizen plannen, boeken en betalen |
- Voor- en achternaam - Telefoonnummer - E-mailadres - Adres - Geboortedatum - Nummerplaat - Taal - Land - Start en stop / vertrek / terugkeer - Adres / Locatie / Plaats / Station (vertrek / aankomst) |
Uitvoering van het contract |
Duur van het gebruik van de app (en, indien van toepassing, het platform) door de betrokkene + 3 jaar na beëindiging van dergelijk gebruik |
|
- Factuurbeheer om de mobiliteitskosten van de Gebruiker te vereffenen - Controle en terugbetaling van gebruiker en gebruikersonkostenbeheer en -rapportering |
- Voor- en achternaam gebruiker - Contractnummer gerelateerd aan Gebruiker - Bedrag/prijs van het aangekochte product van de mobiliteitsdienst en mobiliteitsaanbieder - Aankoopdatum - Geboortedatum - Telefoonnummer - Datum - Plaats van aankoop - Nummerplaat voertuig |
Uitvoering van het contract |
8 jaar na factuurdatum |
|
Payrollbeheer |
- Voor- en achternaam gebruiker - Medewerkers-ID - Bedrijfs-ID - Contractnummer gerelateerd aan Gebruiker - Bedrag/prijs van het aangekochte product van de mobiliteitsdienst en mobiliteitsaanbieder - Niet-gebruikt of verbruikt budget - Periode |
Uitvoering van het contract |
8 jaar na factuurdatum |
|
Onderhoud en beveiliging van de App en de toegang ertoe; beheer van toegangsrechten |
Toegangsrechten en beveiliging: - Gebruikersnaam - Wachtwoorden - Logbestanden - Gebruikersrechten |
Uitvoering van het contract |
Duur van het gebruik van de app (en, indien van toepassing, het platform) door de betrokkene + 3 jaar na beëindiging van dergelijk gebruik |
|
Beheer van budget en mobiliteitsbeleid van de Gebruiker zodat de Gebruiker permanent en accuraat zicht heeft op het beschikbare budget |
- Kredietinformatie (Wallet) - Geautoriseerde mobiliteitsopties - Kredietbedrag gereserveerd - Aanvullimiet en -periode - Uiterste aanvuldatum |
Uitvoering van het contract |
Duur van het gebruik van de app (en, indien van toepassing, het platform) door de betrokkene + 3 jaar na beëindiging van dergelijk gebruik |
|
Klachten- en incidentenbeheer Ondersteuning bij technische problemen waarmee gebruikers te maken hebben |
Registratie van klachten, incidenten en ondersteuning: - Voornaam - Achternaam - E-mailadres - Telefoonnummer - Inhoud klacht/Incident - Locatie |
Gerechtvaardigd belang |
Duur van het gebruik van de app (en, indien van toepassing, het platform) door de betrokkene + 3 jaar na beëindiging van dergelijk gebruik |
|
Analyse van en rapportering over het gebruik van de App om de Mobiliteitsapp/het Mobiliteitsplatform en het gebruik van de Mobiliteitsdiensten te optimaliseren |
Alleen gepseudonimiseerde gegevens |
Gerechtvaardigd belang |
10 jaar |
- Met wie deelt Arval uw Persoonsgegevens?
Om aan een aantal van de in deze verklaring beschreven doeleinden te voldoen, kan Arval uw Persoonsgegevens van tijd tot tijd meedelen aan:
- commerciële partners (zoals de mobiliteits- en betalingsdienstaanbieders)
- sociaal secretariaat gebruikt door uw werkgever
- (sub)verwerkers die namens Arval diensten verlenen
- uw werkgever
- Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Ingevolge de toepasselijke regelgeving inzake persoonsgegevensbescherming hebt u de volgende rechten:
- Recht op inzage: u kunt informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens en een kopie van dergelijke persoonsgegevens verkrijgen.
- Recht op rectificatie: wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u vragen dat uw persoonsgegevens dienovereenkomstig worden gewijzigd.
- Recht op wissing: u kunt vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
- Recht op beperking: u kunt de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens vragen, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
- Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, wegens uw specifieke situatie. U hebt het absolute recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing, zoals onder meer profilering in het kader van direct marketing.
- Recht op het intrekken van uw toestemming: indien u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, hebt u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: indien wettelijk van toepassing, hebt u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt terug te vragen of, indien technisch haalbaar, door te laten geven aan een derde.
Als u bovenstaande rechten wilt uitoefenen, stuur dan:
- een brief naar het volgende adres: Arval Belgium nv, DPO Office, Ikaroslaan 99, 1930 Zaventem, of
- een e-mail naar het volgende adres: privacy@arval.be.
Voeg een scan/kopie van uw identiteitskaart toe zodat we uw identiteit kunnen vaststellen.
Naast de voornoemde rechten hebt u ingevolge de toepasselijke regelgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 2 274 48 00
Fax +32 2 274 48 35
e-mail: contact@apd-gba.be
Persoonsgegevens die door Mobiliteitspartners worden verzameld en/of verwerkt met het oog op het verlenen van een Dienst, worden verzameld en/of verwerkt onder hun eigen verantwoordelijkheid, in hun hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. Dergelijke verwerking is onderworpen aan hun eigen privacybeleid en gebruiksvoorwaarden, die u erkent en aanvaardt. Elke klacht of uitoefening van rechten met betrekking tot deze Persoonsgegevens moet worden ingediend bij de betrokken Mobiliteitspartner.
- Doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER
Bij een internationale doorgifte vanuit de Europese Economische Ruimte (EER), waarbij de Europese Commissie stelt dat een niet-EER-land een adequaat niveau van gegevensbescherming garandeert, kunnen uw Persoonsgegevens op die grond worden doorgegeven.
Voor doorgiften naar niet-EER-landen waarvan het beschermingsniveau niet door de Europese Commissie is erkend, zal Arval hetzij een beroep doen op een ontheffingsbepaling die van toepassing is op de specifieke situatie, hetzij een van de volgende voorzorgsmaatregelen implementeren om de bescherming van uw Persoonsgegevens te garanderen:
- standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie; of
- waar van toepassing bindende bedrijfsregels.
Wenst u een kopie te ontvangen van deze voorzorgsmaatregelen of wenst u informatie te krijgen over waar ze beschikbaar zijn, dan kunt u een schriftelijk verzoek versturen naar privacy@arval.be.
- Hoe blijft u op de hoogte van wijzigingen aan deze Gegevensbeschermingsverklaring?
In een wereld van constante technologische veranderingen bestaat de kans dat Arval deze Gegevensbeschermingsverklaring op regelmatige basis moet bijwerken. Van belangrijke wijzigingen wordt u op de hoogte gebracht via de Arval Mobility-App.
